01
Агент 3
Идеи теряются
Большая база идей лежит в Dropbox, Pitch и Paper. Нет поиска и статусов — команда придумывает заново то, что уже придумали. Поиск ранее описанных идей затруднён.
PRD · v1.0/Май 2026 · На согласовании
Три ИИ-агента автоматизации агентства Пикчер
Хранилище идей, сметы и деньги проекта, обработка тендеров — три модуля, которые работают через единый Telegram-бот поверх PlanFix, Google Drive и Dropbox. Запуск поэтапно: 3 → 2 → 1.
🗂️
Хранилище идей
💰
Сметы и деньги
📋
Обработка тендеров
PRD
Product Requirements DocumentДокумент, фиксирующий цели, аудиторию, функции и границы продукта до старта разработки.
КП
Смета и коммерческое предложениеСтоимость, сроки и состав работ по трём ИИ-агентам — открыть смету проекта.
01 · Что решаем
Три процесса, которые тормозят агентство
У каждой проблемы — свой ИИ-агент. Решаем по одному, начиная с самого быстрого.
02
Агент 2
Деньги проекта не под контролем
Сметы живут в разных файлах. Нет связи между тем, что обещали клиенту, и тем, что тратим внутри. Перерасход и падение маржи замечаем постфактум.
03
Агент 1
Обработка тендеров
Тендеры читаются вручную, решение принимается мануально, информация собирается долго.
02 · Контекст
Пикчер — creative / digital-агентство
Клиенты: Сбер, Hoff, Badoo, HH, Газпром и другие крупные бренды. Отделы: спецпроекты, Influence, SMM.
Сайт
aaaaa.team
Основная система
PlanFix
Архив до 2023
Notion (не используется в проекте)
Документы
Google Drive — у каждого свой диск
Идеи и презентации
Dropbox, Dropbox Paper, Pitch
Сметы
Google Sheets, связанные файлы
03 · Три модуля
Три агента — один Telegram-бот
Порядок запуска: 3 → 2 → 1. Агент 3 даёт команде ценность быстрее всего и не требует сложных интеграций.
Агент 3
Хранилище идей
AI индексирует базу нереализованных идей из Dropbox, Paper и Pitch и отвечает на поисковые запросы в Telegram обычным языком.
Запуск 1-й — быстрая ценность
Агент 2
Сметы и деньги проекта
Внутренние сметы отделов автоматически собираются в клиентское КП. В процессе работы видно, укладываемся ли в бюджет — AI следит за тратами и маржой и шлёт алерты.
Запуск 2-й
Агент 1
Обработка тендеров
AI читает тендер, оценивает его 0–100 %, формирует карточку и создаёт задачи в PlanFix с дедлайнами.
Запуск 3-й
04 · Роли пользователей
Кто и какой агент получает
Тендерный специалист
Агент 1 — загружает тендеры, видит оценку AI, получает карточку в PlanFix
Руководитель / CEO
Агент 1 — решение «участвуем / нет». Агент 2 — согласует внутреннюю смету, видит пометки AI по отклонениям
Менеджер проекта (AM)
Агент 2 — ведёт проект, отвечает за бюджет, согласование сметы и контроль трат
Отделы (Спецпроекты, Influence, SMM)
Агент 2 — каждый отдел заполняет свою часть внутренней сметы
Креатор / стратег
Агент 3 — ищет идеи в базе, обновляет статусы
Менеджер по продажам
Агент 3 — проверяет, не продана ли идея другому клиенту
Администратор системы
Все модули — наполнение базы знаний, настройка ставок
Запуск 1 · Агент 3
Хранилище идей
Проблема: огромная база нереализованных идей лежит в Dropbox, Pitch и Paper. Команда часто придумывает заново то, что уже придумали. Нет поиска, нет статусов.
3.1 · Источники данных
Dropbox
Презентации и документы — разбросаны по папкам, не единая структура
Dropbox Paper
Текстовые документы с идеями
Pitch
Презентации — экспортируются в PDF для индексации
Статусы идей
Синхронизируются с PlanFix (поле статуса есть)
3.2 · User Flow — поиск идеи
01
Разово
Загрузка и индексация
AI читает все презентации из Dropbox, Paper и Pitch (PDF). Классифицирует без участия авторов.
02
Автоматически
Новый файл добавлен
AI индексирует его — идея появляется в базе без ручных действий.
03
Креатор
Пишет запрос в TG-боте
Обычным языком: «Есть идеи для beauty-бренда с фокусом на вовлечение?»
04
AI
Выдаёт подборку
Релевантные идеи со ссылками на файлы, статусами и коротким описанием.
05
Менеджер
Обновляет статус идеи
Меняет статус прямо в боте: Свободна → В продаже. Синхронизация с PlanFix.
3.3 · Функциональные требования
✓Индексация Dropbox, Dropbox Paper и Pitch (PDF) — первичная загрузка
✓Автоклассификация каждой идеи — тема, формат, KPI, тип проекта — без участия автора
✓Автоиндексация новых файлов при добавлении в папку
✓Поиск по базе на обычном языке через Telegram-бот
✓Результаты поиска: название, краткое описание, статус, ссылка на файл
✓Система статусов: Свободна / В продаже / Продана / В столе / Параллельная
✓Синхронизация статусов с полем в PlanFix
✓Предупреждение, если идея предложена двум клиентам одновременно
3.4 · Статусы идей
Статус
Что означает
Действие системы
Свободна
Никому не предлагалась
Можно использовать
В продаже
Предложена клиенту, ждём ответа
Предупреждение при попытке отдать другому
Продана
Куплена клиентом
Уходит из активной базы
В столе
Временно заморожена
Не появляется в поиске
Параллельная
Предложена двум клиентам одновременно
Красный флаг — уведомление менеджеру
3.5 · Ограничения MVP
×
Не входит: автоматический поиск идей по клиентским брифам
×
Не входит: история кому и когда предлагалась идея
×
Не входит: рейтинг идей по популярности
×
Креаторы НЕ тегируют идеи вручную — это принципиально. AI классифицирует сам.
Запуск 2 · Агент 2
Сметы и деньги проекта
Сейчас сметы живут в разных файлах, и нет связи между тем, что обещали клиенту, и тем, что тратим внутри. Цель — одна система: внутренние сметы отделов автоматически собираются в клиентское КП, а в процессе работы видно, укладываемся ли мы в деньги.
Главное — связь внутренней и клиентской сметы: изменился час дизайнера во внутренней → клиентская пересчиталась автоматически, обновлять два файла вручную не нужно. Система хранит историю версий — всегда можно сравнить первую смету с текущей.
4.1 · Как работает агент
01
При старте проекта
AI создаёт шаблон сметы
Структура берётся из похожих прошлых проектов — не с нуля, а уже с подсказками по статьям.
02
Отделы
Заполняют свои части
Спецпроекты, Influence, SMM — каждый своё. AI проверяет цифры и подсвечивает странности.
03
AI
Проверяет смету
Сверяет с КП, сравнивает с историческими проектами, ищет ошибки, добавляет резерв на риски (10 %).
04
Руководитель
Согласует внутреннюю смету
Видит пометки AI — «эта статья выше нормы на 30 %» — и принимает решение.
05
AI
Генерирует клиентскую смету
Внутренняя смета + наценка + история работы с клиентом = готовое КП по деньгам.
06
В процессе
Следит за фактическими тратами
Сколько потрачено vs запланировано — по каждой статье и каждому отделу.
07
При риске
Присылает уведомление
«По подрядчикам выбрано 80 % бюджета» или «маржа упала ниже 15 %» — пока ещё можно среагировать.
4.2 · Функциональные требования
✓При старте проекта — автоматический шаблон сметы на основе истории похожих проектов
✓Каждый отдел заполняет свою часть — система проверяет и подсвечивает отклонения
✓Из внутренней сметы автоматически формируется клиентская с учётом наценки
✓Изменение в одной смете → автоматический пересчёт второй
✓Хранение всех версий смет с историей изменений: кто, когда и что менял
✓Контроль фактических трат и алерты при рисках — перерасход, падение маржи
✓По каждому проекту видно: план / согласовано / потрачено / отклонения / маржинальность
4.3 · Ограничения MVP
×
Согласование внутренней сметы — всегда за руководителем, не за AI
×
Источники данных: PlanFix, Google Drive, исторические сметы
×
Логика наценки уточняется: единый коэффициент или таблица по клиенту
×
Портфельная финаналитика по всем проектам сразу — вне MVP
Запуск 3 · Агент 1
Обработка тендеров
Проблема: тендеры читаются вручную, решение принимается интуитивно, информация собирается долго. Упускаем выгодные тендеры и тратим время на невыгодные.
5.1 · Что AI знает о Пикчере
Услуги агентства
Загружается один раз, обновляется вручную
История тендеров (выиграли / проиграли / почему)
Существующая таблица + причины отмен
Ставки по ролям
Таблица ставок — предоставляет клиент
Стандартный набор задач при тендере
Список от Гречи — уточняется
Типовые объёмы по видам тендеров
Формируется из истории
5.2 · User Flow
01
Сотрудник
Загружает тендер
Ссылка, PDF, Word, Excel или текст — любой формат. Через TG-бот или веб-форму.
02
AI
Читает и извлекает данные
Клиент, задача, бюджет, сроки, требования, критерии отбора.
03
AI
Оценивает тендер (0–100 %)
Сравнивает с профилем агентства и историей. Если < 60 % — уведомляет и останавливается.
04
AI · ≥ 60 %
Формирует карточку тендера
Структурированные данные + финансовая оценка маржинальности.
05
AI
Создаёт задачу в PlanFix
Заполняет все поля: заказчик, скоуп, ТЗ, сроки подачи, блок-факторы, бюджет, сроки реализации.
06
Руководитель
Принимает решение
Смотрит карточку → «Участвуем» или «Отказываемся».
07
AI · если «Участвуем»
Создаёт набор задач
Анализ задания, сбор команды, концепция, смета, документы, подача — с дедлайнами.
08
AI
Следит за дедлайнами
Напоминания команде, контроль комплектности документов перед подачей.
5.3 · Поля карточки тендера в PlanFix
Заказчик
Извлекается AI из тендерного документа
Скоуп работ при выигрыше
AI формулирует на основе ТЗ
ТЗ / творческое задание
Вложенный файл тендера
Сроки подачи
Дата дедлайна
Блок-факторы
Причины, почему можем не пройти
Бюджет
Сумма из тендерного задания
Сроки реализации
Период выполнения работ
Оценка AI (0–100 %)
С кратким обоснованием
Маржинальность
Примерная: бюджет vs наши ставки
5.4 · Ограничения MVP
×
Автопарсинг тендерных площадок — не входит, загрузка только вручную
×
Автоматическая подача заявки — не входит, подача всегда вручную
×
Notion (архив до 2023) — не используется
×
Оценка маржинальности — расчётная, не финансовая модель
06 · Технический стек
Технологии и интеграции
Backend
Python + FastAPI
LLM — основная
Claude Sonnet — анализ, генерация, поиск
Векторная БД (Агент 3)
Chroma DB или Qdrant — эмбеддинги идей
Основная БД
PostgreSQL
Telegram-бот
Aiogram 3 — интерфейс для всех модулей
PlanFix
REST API — задачи, поля, статусы
Google Drive / Sheets
API — папки, чтение/запись смет
Dropbox
API — индексация файлов идей
Pitch
Экспорт в PDF → обработка
Планировщик
Celery + Redis — дедлайны, алерты
Деплой
Docker Compose на VPS клиента
Архитектура взаимодействия.
- Все три модуля работают через единый Telegram-бот как точку входа
- Бот маршрутизирует запросы к нужному агенту
- Каждый агент — отдельный микросервис со своей БД и интеграциями
- PlanFix — центральная система данных: задачи, проекты, часы, оплаты
- Google Drive — хранилище смет и документов
07 · Нефункциональные требования
Безопасность, скорость, надёжность
Безопасность данных
Сметы, тендеры и идеи — коммерческая тайна. Доступ только авторизованным пользователям
Конфиденциальность
Данные не передаются третьим лицам, хранятся на VPS клиента
Время ответа (поиск)
До 5 секунд на поисковый запрос в хранилище идей
Время обработки тендера
До 2 минут от загрузки до карточки в PlanFix
Доступность
99 % uptime, уведомление при сбое
Масштабируемость
Рост базы идей до 10 000+ документов
Логирование
Все действия AI логируются — для аудита и улучшения
Обновляемость базы знаний
Ставки и профиль агентства обновляются без разработчика
08 · Поэтапный план — 6 месяцев
Один Агент — один этап
Мягкий подход: затраты распределены во времени, каждый этап даёт ценность до старта следующего.
Месяц 1
Старт
Подготовка
- Предоставление доступов
- Сбор данных: тендеры, ставки, сметы
- Анализ структуры Dropbox и PlanFix
→ Данные получены
Месяцы 1–2
Этап 1
Агент 3 · Хранилище идей
- Индексация идей из Dropbox, Paper, Pitch
- Автоклассификация
- TG-бот для поиска, статусы идей
- Тестирование, автоиндексация новых файлов
→ Бот поиска идей работает · Агент 3 принят
Месяцы 3–4
Этап 2
Агент 2 · Сметы и деньги
- Шаблон сметы из истории при старте проекта
- Заполнение по отделам, проверка отклонений
- Внутренняя → клиентская смета с наценкой
- Контроль фактических трат, алерты по марже
→ Сметы связаны, деньги под контролем · Агент 2 принят
Месяцы 5–6
Этап 3
Агент 1 · Обработка тендеров
- RAG на базе тендеров, оценка 0–100 %
- Интеграция с PlanFix (создание задач)
- Автонабор задач при «Участвуем»
- Финансовая оценка маржи, алерты, передача
→ Тендеры в PlanFix автоматически · все 3 модуля работают
Принципы поэтапного внедрения
✓Один Агент за раз — команда адаптируется постепенно
✓Каждый Агент принимается до старта следующего
✓Затраты распределены на 6 месяцев — нет единовременной крупной оплаты
✓Начинаем с Модуля 3 — он самый быстрый и не требует сложных интеграций
✓Параллельно в первый месяц — сбор и подготовка данных для Модулей 1 и 2
09 · Границы MVP
Что не входит в первую версию
×
Агент 4 (онбординг) — после накопления базы документов
×
Автопарсинг тендерных площадок
×
Автоматическая подача тендерной заявки
×
Финансовая аналитика по всем проектам (портфельный уровень)
×
Мобильное приложение — только Telegram-бот
×
Интеграция с Notion (архив до 2023 года)
8.2 · Зависимости от клиента
Что клиент предоставляет до старта или в первый месяц
📌
Назначить ответственного за наполнение базы знаний (ставки, услуги, история тендеров)
📌
Предоставить доступ к Google Drive, Dropbox, PlanFix (API-токен)
📌
Выгрузить историю тендеров (причины побед / поражений)
📌
Таблицу ставок по ролям
📌
Список стандартных задач при участии в тендере (уточнить у Гречи)
📌
Образцы смет всех трёх форматов
10 · Открытые вопросы
7 решений, которые нужны до старта
01
PlanFix API — токен и уровень доступа подтверждены?
Влияет на: Блокирует Модули 1 и 2
02
Ставки по ролям — в каком формате? Google Sheets или другой файл?
Влияет на: Нужно для финансовой оценки тендеров
03
Стандартный набор задач при тендере — список от Гречи готов?
Влияет на: Нужно для автосоздания задач в Модуле 1
04
Логика наценки — единый коэффициент или таблица по клиенту? Где собрать исторические сметы?
Влияет на: Нужно до старта разработки Модуля 2
05
Pitch — доступ через API или только PDF-экспорт?
Влияет на: Влияет на качество индексации в Модуле 3
06
Ответственный за базу знаний назначен?
Влияет на: Критично для качества всех модулей
07
Кто такой Юра — его роль в проекте?
Влияет на: Упоминался на звонке в контексте базы данных
Готовы стартовать